Wenn Sie Kunde bei Customs Support werden und Import- oder Exportdokumente benötigen, müssen Sie uns eine Vollmacht erteilen. Wir benötigen diese, um als Ihr Zollagent agieren zu dürfen. Wenn (potenzielle) Kunden uns ihre Vollmacht erteilen wollen, gibt es strenge Richtlinien. Diese Richtlinien sollen sicherstellen, dass sowohl Customs Support als auch seine Kunden die Regeln und Vorschriften der Zoll- und Steuerbehörden vollständig einhalten. Customs Support ist außerdem AEO-zertifiziert. Um sicherzustellen, dass wir zertifiziert bleiben, können wir nicht von diesen Richtlinien abweichen.
Nachfolgend finden Sie eine Checkliste mit allem, was Sie brauchen. Gegebenenfalls werden wir wichtige Elemente hervorheben oder auf Richtlinien eingehen, bei denen wir häufig auf Unregelmäßigkeiten stoßen, die korrigiert werden müssen.
Die Vollmacht
Das Vollmachtsformular muss vollständig und korrekt ausgefüllt werden. Anschließend muss das Formular unterschrieben und alle Seiten müssen zurückgeschickt werden. Bitte achten Sie darauf, dass die Umsatzsteuer- und EORI-Nummern auf dem Formular korrekt sind. Diese werden überprüft.
Die Unterschrift
Die Unterschrift auf dem Formular muss mit der Unterschrift und dem Ausweis der Person, die das Formular unterschreibt, identisch sein. Eine Kopie dieses Ausweises muss dem Formular beigefügt werden. Möglicherweise müssen dem Formular noch weitere Dokumente beigefügt werden. Diese finden Sie weiter unten.
Die Person, die das Formular unterschreibt, muss im Auszug der Handelskammer als dazu befugt aufgeführt sein. Wenn das Unternehmen nicht in den Niederlanden registriert ist, benötigen wir einen Auszug von der Handelskammer, Companies House oder einer anderen Organisation, die diese in dem Land ausstellt, in dem Ihr Unternehmen registriert ist. Dieser Auszug muss dem Formular ebenfalls beigefügt werden.
In manchen Fällen müssen alle Personen, die auf dem Auszug genannt sind, das Formular unterschreiben. Für jede Person, die das Vollmachtsformular unterzeichnet, muss eine Kopie ihres Ausweises beigefügt werden. Die Kopie wird zur Überprüfung der Unterschrift verwendet. Es ist erlaubt, die Ausweisnummer und das Bild auszugrauen.
Das Formular kann durch einen Bevollmächtigten unterschrieben werden. Diese Vollmacht muss von einer der Personen unterschrieben werden, die auf dem Auszug der Handelskammer genannt sind. Eine Kopie des Ausweises für diese Person muss ebenfalls beigefügt werden. Die Kopie wird zur Überprüfung der Unterschrift verwendet. Auch hier können Sie die Ausweisnummer und das Bild ausgrauen, wenn Sie möchten.
Wenn die Unterschriftsberechtigung anders als oben beschrieben geregelt ist, muss dem Formular ein juristisches Dokument beigefügt werden, das diese Regelung beschreibt.
WICHTIG: Die Unterschrift auf dem Formular muss mit der Unterschrift auf dem Ausweis identisch sein. Zum Beispiel: Wenn Sie sowohl eine chinesische als auch eine westliche Unterschrift haben, muss die Unterschrift auf dem Dokument mit der auf Ihrem Ausweis übereinstimmen.
Ergänzungen zum Formular
Es gibt mehrere Elemente, die dem Formular hinzugefügt werden müssen:
- Eine Kopie des Ausweises jeder Person, die das Formular unterschrieben hat oder eine Vollmacht, die dem Formular hinzugefügt wird
- Ein Auszug aus der Handelskammerregistrierung für das Unternehmen auf dem Formular. Der Auszug muss aktuell sein (nicht älter als 3 Monate). Für deutsche Unternehmen kann dies ein Auszug der Handelskammer sein, für britische Unternehmen ein Auszug des Companies House.
- Unterschriebene Vollmachtsdokumente, falls zutreffend
- Andere rechtliche Dokumente, die belegen, dass die Person, die das Dokument unterzeichnet, dazu berechtigt ist.
Kontaktieren Sie uns
Wenn Sie Fragen zur Vollmacht haben, wenden Sie sich bitte an einen unserer Spezialisten. Sie helfen Ihnen gerne weiter.
